Opsigelse
Ønsker du at stoppe samarbejdet med en medarbejder, har du mulighed for at opsige denne med det opsigelsesvarsel, der tilkommer medarbejderen. Varslet afhænger af, hvilken type medarbejder der er tale om og hvad der er aftalt i overenskomst, ansættelseskontrakt og bestemt ved lovgivning.
Du kan her læse om, hvad du skal være opmærksom på ved opsigelse af en medarbejder, der er omfattet af funktionærloven. De fleste medarbejdere i almen praksis er omfattet af funktionærloven bl.a. lægesekretæren, sygeplejersken, laboranten, bioanalytikeren og social- og sundhedsassistenten.
Hvis ansættelsesforholdet falder uden for funktionærloven, fx fordi der er tale om en rengøringsmedarbejder eller en havemand, skal du læse mere i afsnittet Uden for funktionærloven.
Det er vigtigt, at du bruger PLA, hvis du overvejer at opsige en medarbejder.
Tjekliste til forberedelse af opsigelse
- Opsigelsesvarsler
- Formkrav
- Fremsendelse af opsigelsen
- Fratrædelsesgodtgørelse ved lang anciennitet
- Formulering af opsigelse
- Frihed til jobsøgning
- Medarbejderens kontraopsigelse
- Væsentlige ændringer
Særlige regler om opsigelsesvarsler
Eksempler
Relevante links
Tjekliste til forberedelse af opsigelse
Inden du sender en opsigelse af sted, bør du tjekke følgende:
- Undersøg årsagen til opsigelse til bunds
- Tjek medarbejderens anciennitet
- Gælder særlige ansættelsesvilkår eller beskyttelsesregler?
- Er ansættelseskontrakten opdateret?
- Er overenskomsten overholdt?
- Er der givet en advarsel?
Mange krav kan undgås ved god forberedelse. Det er derfor vigtigt, at du kontakter PLA, før opsigelsen gives.
Opsigelse
Medarbejderens krav på opsigelsesvarsel afhænger af, hvor længe medarbejderen har været ansat - det vil sige, hvilken anciennitet medarbejderen har på fratrædelsestidspunktet.
Opsigelsesvarsler
En opsigelse skal gives, så medarbejderen fratræder til en måneds udgang. Det vil sige, at du senest skal opsige medarbejderen den sidste hverdag i en måned og derfra udregne, hvornår medarbejderen skal fratræde. En medarbejder med 3 måneders varsel, der opsiges den sidste hverdag i november, skal således fratræde den sidste hverdag i februar.
De opsigelsesvarsler, som du mindst skal give medarbejderen, fremgår af denne tabel:
Anciennitet ved opsigelse: | Opsigelsesvarsel: |
Til og med 5 måneder | 1 måned |
Til og med 2 år og 9 måneder | 3 måneder |
Til og med 5 år og 8 måneder | 4 måneder |
Til og med 8 år og 7 måneder | 5 måneder |
Herefter | 6 måneder |
Medarbejderen kan selv opsige ansættelsesforholdet med en måneds varsel til udgangen af en måned, uanset hvor længe ansættelsesforholdet har varet.
Prøvetid
Der er mulighed for at aftale prøvetid i ansættelsens første tre måneder. Såfremt en sådan aftale er indgået - og er beskrevet i ansættelseskontrakten - kan du opsige medarbejderen med 14 dages varsel til fratrædelse på hvilket som helst tidspunkt i måneden. Det er dog en betingelse, at fratræden kan ske inden udløbet af de tre måneder. Det vil sige, at opsigelsen skal gives før 2½ måneds ansættelse.
Medarbejderen kan i prøvetiden opsige ansættelsesforholdet uden varsel.
Formkrav
En opsigelse skal være skriftligt af bevismæssige grunde. Af samme grunde er det en god idé at sørge for, at medarbejderen kvitterer for modtagelsen på en kopi af opsigelsen. Dette er relativt enkelt, hvis medarbejderen er på arbejdspladsen, og opsigelsen dermed kan afleveres personligt. Er medarbejderen ikke til stede på arbejdspladsen, fx fordi medarbejderen er syg, kan det være nødvendigt at sende opsigelsen - se herunder.
Fremsendelse af opsigelsen
En opsigelse skal være "kommet frem" til medarbejderen, før den har retsvirkning. Det er dig, der som arbejdsgiver skal bevise, at opsigelsen er "kommet frem, inden den sidste arbejdsdag i måneden er udløbet. Du skal derfor overveje, hvordan du bedst muligt får opsigelsen frem til medarbejderen.
Du kan aflevere opsigelsen personligt: Fordelen ved denne løsning er, at medarbejderen med det samme kan kvittere for modtagelsen (hvilket ikke er det samme, som at medarbejderen accepterer, at opsigelsen er saglig). Hvis medarbejderen ikke vil kvittere, må du fremskaffe vidner, der så kan bevidne, at opsigelsen er overgivet og modtaget.
Du kan maile opsigelsen: Hvis mail er en normal kommunikationsform mellem dig og medarbejderen, kan det være en nem og sikker løsning af sende opsigelsen på mail. Det kræver dog, at du gør medarbejderen opmærksom på, at der er sendt en mail med en opsigelse – enten ved at du ringer til medarbejderen, eller ved at sende en sms, hvor du i sms’en gør medarbejderen opmærksom på, at der er sendt en mail med en opsigelse til fratrædelse på et givent tidspunkt. Samtidig skal du bede medarbejderen om, på mail eller sms, at bekræfte modtagelsen af opsigelsen. Bekræfter medarbejderen ikke modtagelsen, står du med et bevisproblem.
Du kan sende opsigelsen med budtjeneste: Dette har den fordel, at du kan få en bekræftelse på, at opsigelsen er afleveret personligt eller i postkassen (og sørg så i øvrigt for at få budbringerens navn og telefonnummer).
Du kan sende opsigelsen med postbud: Fremsendelse af en opsigelse med post, indebærer en betydelig bevisrisiko, da det er dig der skal bevise at opsigelsen er ”kommet frem”. En mulighed er, at fremsende opsigelsen rekommanderet og få en ”sporing” på afleveringen. Dermed sikrer du dig dokumentation for, at opsigelsen er kommet frem. Nægter medarbejderen at modtage det rekommanderede brev, eller åbner hun ikke døren for postbuddet, står du imidlertid med det problem, at opsigelsen ikke anses for at være ”kommet frem”.
Fratrædelsesgodtgørelse ved lang anciennitet
En medarbejder, der bliver opsagt har krav på en fratrædelsesgodtgørelse på enten én eller tre måneders løn. Det afhænger af, hvor længe medarbejderen har været ansat hos dig på fratrædelsestidspunktet. Har ansættelsen varet 12 år eller mere, er der ret til 1 måneds fratrædelesgodtgørelse. Har ansættelsen varet 17 år eller mere, er der ret til 3 måneders godtgørelse.
Du er også forpligtet til at afregne fratrædelsesgodtgørelsen i de tilfælde, hvor medarbejderen opsiges efter 120-dagesreglen. Du er ligeledes forpligtet til at betale fratrædelsesgodtgørelsen til en opsagt medarbejder, der vælger at kontraopsige sin stilling med 1 måneds varsel, fordi medarbejderen har fået andet arbejde - selvfølgelig forudsat at medarbejderen fortsat opfylder anciennitetskravet (12 eller 17 år) på det tidligere fratrædelsestidspunkt.
Fratrædelsesgodtgørelsen baseres på bruttomånedslønnen, inkl. alle skattepligtige løndele, og den arbejdsgiverbetalt del af pensionen. Godtgørelsen afregnes sammen med den sidste månedsløn.
Formulering af opsigelse
Du kan her se et eksempel på en formulering af en opsigelse. Det skal understreges, at der blot er tale om et eksempel, som ikke nødvendigvis passer ind i din situation i praksis. Kontakt derfor altid PLA, hvis du er i tvivl om formuleringen.
Frihed til jobsøgning
En medarbejder, der er blevet sagt op, eller selv har sagt op, har efter funktionærloven ret til i opsigelsesperioden at få fri med løn til at søge andet arbejde. Medarbejderen er dog forpligtet til at tage hensyn til dine ønsker om, at arbejdssøgningen skal placeres på et tidspunkt, der passer bedst ind i driften.
Medarbejderens kontraopsigelse
En medarbejder, som er opsagt, kan vælge at kontraopsige og dermed fratræde tidligere – fx for at tiltræde en ny stilling. Opsiger du fx en medarbejder i januar måned til fratrædelse med udgangen af maj måned, og finder hun i opsigelsesperioden nyt arbejde med start 1. april, kan hun inden udgangen af februar måned kontraopsige, således at hun fratræder hos dig den 31. marts. Hvis medarbejderen derimod først i marts måned bliver enig med den nye arbejdsgiver, kan hun først tiltræde stillingen den 1. maj. I modsat fald foreligger der en misligholdelsessituation, fordi medarbejderen er forpligtet til at give dig et opsigelsesvarsel på én måned til den efterfølgende måneds udgang. I kan selvfølgelig sagtens aftale noget andet.
Væsentlige ændringer af ansættelsen
Ønsker du at ændre i din medarbejders vilkår, det kan fx være en ændring af den ugentlige arbejdstid fra 37 timer til 32 timer, er der tale om en væsentlig ændring af ansættelsen. En ændring vil altid være væsentlig, hvis medarbejderen mister penge på ændringen. Derfor vil bare en times nedsættelse af arbejdstiden være en væsentlig ændring.
En væsentlig ændring skal varsles overfor medarbejderen med et varsel svarende til det opsigelsesvarsel, der tilkommer medarbejderen ved opsigelse. Ændringen træder først i kraft ved udløbet af varslingsperioden/opsigelsesperioden.
Hvis medarbejderen ikke vil acceptere ændringen, kan medarbejderen betragte sig som opsagt. Vælger medarbejderen at sidestille ændringen med en opsigelse, betyder det, at de almindelige regler om opsigelse træder i kraft. Du skal således kunne begrunde behovet for vilkårsændringen med saglige hensyn, og du bør være påpasselig, hvis der er tale om medarbejdere med særlig beskyttelse, som kan være ekstra dyre at afskedige, fx handicappede, ældre, medarbejdere med lang anciennitet, barslende og gravide. Du skal også være opmærksom på, at øvrige regler om fratrædelse træder i kraft. Har medarbejderne på grund af sin anciennitet ret til fratrædelsesgodtgørelse, skal den afregnes, ligesom du også ved fratrædelsen skal afregne feriegodtgørelse, feriefridage, seniorbonus (kun relevant for ældre medarbejdere) og evt. 1. og 2. ledighedsdag.
Du kan her se et eksempel på formuleringen af et varslingsbrev vedrørende ændring af timetallet for en medarbejder.
Fritstilling
Når en medarbejder skal opsiges, skal du tage stilling til, om medarbejderen skal møde på arbejde i opsigelsesperioden, eller om du vil fritstille medarbejderen. At være fritstillet betyder, at medarbejderen ikke længere skal møde på arbejde, men fortsat får sin fulde løn. Medarbejderne kan også starte på et andet arbejde i fritstillingsperioden. Du vil dog kunne modregne ny lønindtægt, men først efter 3 måneder. En eventuel lønindtægt i de første tre måneder vil dog få indflydelse på det resterende lønkrav, ligesom feriepengeafregningen under alle omstændigheder påvirkes af en eventuel anden lønindtægt i fritstillingsperioden.
Du kan i fritstillingsperioden anse mest muligt af medarbejderens ferie og feriefridage for afviklet med respekt for de i ferieloven gældende varslingsregler (3 måneder for hovedferie og 1 måned for restferie og feriefridage). Du kan dog kun anse ferie og feriefridage for afholdt, hvis de er optjent på tidspunktet for feriens begyndelse. Husk at de 15 dages hovedferie skal gives i sammenhæng. Hvis medarbejderen fx fritstilles 31. marts i 4 måneder, kan hovedferien afholdes fra 1. juli, men det forudsætter, at medarbejderens feriesaldo pr. 1. juli 2020 udgør mindst 15 dage.
Den fritstillede medarbejder er fortsat ansat og skal således opfylde det almindeligt gældende loyalitetskrav.
En anden mulighed er at fritstille medarbejderne med rådighedsforpligtelse. Hvis der fx ikke er behov for den ansattes arbejdskraft for øjeblikket, men du forventer, at den situation kan ændre sig, kan du i stedet vælge at fritstille med rådighedsforpligtelse. Det kan også være i en situation, hvor en ældre medarbejder besidder en særlig kompetence, som du måske løbende vil få behov for at trække på. I disse tilfælde hjemsendes medarbejderen med en rådighedsforpligtelse, og medarbejderen skal være til disposition med dags varsel. Medarbejderen kan dog ikke uden at bringe sig i en misligholdelsessituation vælge at afholde ferie medmindre, det er aftalt med dig.
Kontakt PLA for en nærmere drøftelse af fritstilling af medarbejder.
Særlige regler om opsigelsesvarsler
Funktionærer kan opsiges med et forkortet opsigelsesvarsel på løbende måned + én måned efter 120-dages reglen som er reguleret i funktionærlovens § 5, stk. 2.
Følgende betingelser skal dog være opfyldt:
- 120-dages reglen skal være skriftligt aftalt i medarbejderens ansættelseskontrakt.
- Medarbejderen skal have været fraværende med løn på grund af sygdom i 120 dage inden for de seneste 12 måneder.
- Opsigelsen skal ske, mens medarbejderen stadig er syg.
- Opsigelsen skal ske i umiddelbar tilknytning til udløbet af de 120 sygedage.
Optællingen af sygedagene følger ikke kalenderåret eller andet, og kan ske på et hvilket som helst tidspunkt på baggrund af de forudgående 12 måneder regnet fra opsigelsestidspunktet.
Opsigelsen skal ske i umiddelbar tilknytning til udløbet af de 120 sygedage, og mens medarbejderen endnu er syg. Opsigelsen kan altså tidligst ske efter udløbet af den 120. sygedag, det vil normalt sige den 121. sygedag.
Østre landsret har dog i en afgørelse fra 19. september 2024 afgjort, at en opsigelse afgivet efter arbejdstids ophør den 120. sygedag, godt kan ske. Dommen siger, at en opsigelse efter 120-dages-reglen, som finder sted på den 120. sygedag, skal afgives efter medarbejderens normale arbejdstid for at være gyldig. Det er således vigtigt at være opmærksom på, at opsigelsen ikke afgives/indleveres til postforsendelse inden normal arbejdstids ophør på den 120. sygedag.
Omvendt må opsigelsen heller ikke ske for lang tid efter, at medarbejderen har rundet de 120 sygedage. Er der tale om en situation, hvor medarbejderen har været kontinuerligt syg efter udløbet af de 120 sygedage, har Højesteret fastslået at en opsigelse efter 128 dage opfyldte betingelsen om at være sket i umiddelbar tilknytning til udløbet af de 120 sygedage, og landsretten har godkendt en opsigelse afgivet den 129,5 sygedag. På den baggrund kan det udledes, at en opsigelse senest skal ske før 10 kalenderdage efter udløbet af de 120 sygedage.
En særlig situation kan opstå, hvis medarbejderen efter udløbet af de 120 sygedage, og inden en opsigelse sker, raskmelder sig, for derefter på et senere tidspunkt på ny bliver sygemeldt.
Dette spørgsmål har Højesteret ultimo 2023 taget stilling til. Højesteret fastslog i denne afgørelse, at 120-dages reglen indeholder en tidsmæssig begrænsning i adgangen til at opsige med forkortet varsel, og at en opsigelse i almindelighed skal ske tidligere end 10 kalenderdage efter udløbet af de 120 sygedage.
Hvis en medarbejder har været syg mere end 120 dage inden for 12 på hinanden følgende måneder, og udnytter arbejdsgiver ikke sin ret til at opsige med forkortet varsel før medarbejderen raskmelder sig, vil det forkortede opsigelsesvarsel efter 120-dages reglen alene kunne benyttes, såfremt medarbejderen på ny sygemelder sig inden 10 kalenderdage regnet fra udløbet af de 120 sygedage.
Ved beregningen af de 120 dage medregnes arbejdsfri dage, herunder lørdage, søndage og helligdage. Dette gælder dog kun, hvis medarbejderen har været syg på begge sider af weekenden, fx hvis medarbejderen har været fuldtidssyg både fredag og den efterfølgende mandag. I den situation vil weekenden således skulle tælle med til sygefraværet.
Er der tale om en deltidssygemelding, tælles sygemeldingen i timer, der omregnes til hele dage. Endvidere gælder det særlige, at arbejdsfri dage, herunder weekenden og helligdage, ikke indgår i beregningen for en deltidssygemeldt medarbejder. Optællingen af sygedage for en deltidssygemeldt medarbejder er således vanskelig. Tilbyder en medarbejder undervejs i et sygeforløb, at vedkommende kan genoptage arbejdet delvist, får det også betydning for optællingen af de 120 dage. Som arbejdsgiver bør du i den situation, foretage en konkret vurdering af, om det er hensigtsmæssigt at medarbejderen genoptager arbejdet delvist. Du er ikke forpligtet til at tage imod medarbejderens tilbud om delvis genoptagen af sit arbejde. Vælger du ikke at tage imod tilbuddet om en delvis genoptagelse af arbejdet, fortsætter medarbejderen sin fuldtidssygemelding og fraværet indgår fuldt ud i beregningen af de 120 sygedage.
Er der tale om en handicappet medarbejder, er vedkommende beskyttet af forskelsbehandlingsloven. Her gælder særlige regler, også i forhold til anvendelsen af 120-dagesreglen.
Graviditetsbetinget sygefravær indgår ikke ved optællingen af de 120 sygedage. Her gælder også helt særlige regler.
Det er meget vigtigt, at du kontakter PLA, hvis du overvejer at opsige en medarbejder efter 120-dagesreglen.
Aftalte gunstigere varsler
Det er også muligt for dig og medarbejderen at aftale opsigelsesvarsler, som er gunstigere for medarbejderen end de varsler, der fremgår af funktionærloven. I så fald skal de aftalte varsler naturligvis overholdes. Det skal understreges, at der ikke kan aftales vilkår, som er mindre gunstige for funktionæren, end funktionærloven foreskriver.
Hvis du fx ønsker et længere varsel fra medarbejderens side end én måned, er det en gyldighedsbetingelse, at du tilsvarende forlænger dit opsigelsesvarsel overfor medarbejderen.
Tjenesteattest
En medarbejder har til enhver tid ret til at få udleveret en tjenesteattest, som angiver det tidsrum, medarbejderen har været ansat, hvilke arbejdsfunktioner medarbejderen har udført, og hvilken løn pågældende har fået. Typisk vil det være i en fratrædelsessituation, at medarbejderen ønsker en tjenesteattest, men medarbejderen har også ret til bede om at få udfærdiget en tjenesteattest under ansættelsen.
Se et eksempel på en tjeneste attest her
Uden for funktionærloven
Visse ansættelsesforhold falder uden for funktionærloven. En rengøringsassistent er eksempelvis ikke omfattet af funktionærloven. Er ansættelsesforholdet ikke omfattet af funktionærloven, afhænger opsigelsesvarslets længde af den konkrete ansættelsesaftale eller af den overenskomst, som ansættelsesforholdet er omfattet af. Såfremt ansættelsesforholdet ikke er overenskomstdækket, eller hvis der ikke er aftalt noget egentligt varsel, vil ansættelsesforholdet som udgangspunkt kunne bringes til ophør med dags varsel. Dog antages det normalt i praksis, at medarbejderen har krav på et ”passende varsel”. I den forbindelse vil man typisk tage højde for ancienniteten og fx anvende opsigelsesreglerne i en sammenlignelig overenskomst som et vejledende udgangspunkt.
Dagpengegodtgørelse for 1 og 2. ledighedsdag (G-dage)
Hvis du har opsagt en medarbejder, har hun som udgangspunkt krav på at få såkaldt dagpengegodtgørelse (G-dage) for 1 og 2. ledighedsdag fra dig. Læs mere her: dagpengegodtgørelse for 1 og 2. ledighedsdag (G-dag).
Særlige beskyttelsesregler
En medarbejder er beskyttet af en række særlige beskyttelseslove, hvoraf navnlig ligebehandlingsloven og forskelsbehandlingsloven er relevante at nævne. Du kan læse mere her
Bortvisning
Hvis en medarbejder groft eller væsentligt misligholder ansættelsen, kan du som udgangspunkt ophæve ansættelsesforholdet med dags varsel - bortvisning.
En væsentligt misligholdelse er fx tyveri fra arbejdspladsen eller grov illoyal optræden. Det vil altid beror på en konkret vurdering, om den ansattes misligholdelse er så væsentlig, at der kan ske bortvisning, eller der "blot" er tale om misligholdelse af en karakter, hvor du kan opsige medarbejderen med det almindelige varsel uden først at give en advarsel. Du er selvfølgelig altid berettiget til at vælge en mindre indgribende foranstaltning.
Hvis det efterfølgende viser sig, at der var tale om en uberettiget bortvisning, kan den (nu tidligere) ansatte være berettiget til erstatning. Erstatningen udmåles efter det opsigelsesvarsel, som medarbejderen ville have haft krav på ved en ordinær opsigelse. Herudover kan du risikere at skulle betale en godtgørelse for usaglig opsigelse (bortvisning).
Ulovlig bortgang eller udeblivelse
Ved en ulovlig udeblivelse fra arbejde eller ved en ulovlig bortgang fra arbejdspladsen kan du normalt betragte ansættelsesforholdet som ophørt. Du kan evt. også kræve en minimalerstatning fra medarbejderne svarende til en halv månedsløn på baggrund af den retsstridige adfærd. Erstatningen kan modregnes i medarbejderens eventuelle løntilgodehavende.
Passivitet
Det er af afgørende betydning, at du ikke forholder dig passiv, hvis en medarbejder misligholder ansættelsesforholdet. I tilfælde af en væsentlig misligholdelse skal du reagere omgående for ikke at miste adgangen til at bortvise. Har du fx opdaget, at en medarbejder har begået tyveri kan beslutningen om en bortvisning ikke udskydes til en gang i næste uge. Der må reageres omgående, ellers risikerer du at have mistet adgangen til at foretage en øjeblikkelig ophævelse af ansættelsen.
Har du behov for nærmere undersøgelse af, om medarbejderen har gjort noget ulovligt, har du mulighed for at suspendere medarbejderen, indtil du har fundet ud af, om der er et bortvisningsgrundlag. Dermed bliver du ikke ramt af passivitet. Det er vigtigt, at du laver en evt. suspension skriftlig.
Kontakt altid PLA, hvis du overvejer at bortvise en medarbejder.
Sidst opdateret: Juni 2024