Afregning, når medarbejder fratræder
Har du en medarbejder, der skal ophøre, skal der laves en ret omfattende afregning til medarbejderen. Det gælder uanset om, om du har opsagt medarbejderen, om medarbejderen selv har sagt op eller om der var tale om en tidsbegrænset ansættelse.
Du kan her læse mere, om hvordan du slutafregner en medarbejder i forhold til ferie, feriefridage, godtgørelse og seniorbonus.
Afregning af 6. feriefridagsuge
Afregning af feriegodtgørelse
En medarbejder optjener ferie helt frem til sin fratrædelsesdag. Det er altså medarbejderens feriesaldo på fratrædelsestidspunktet, der skal afregnes.
Ferien skal afregnes til Feriekonto, medmindre medarbejderen forlader arbejdsmarkedet for at gå på pension. I så fald må du afregne feriepengene direkte til medarbejderen.
Når feriedagene skal indberettes til Feriekonto afrundes dagene til nærmeste halve feriedag. 2,08 feriedage afrundes til 2 dage, 6,24 feriedage afrundes til 6 dage, 8,32 feriedage afrundes til 8,5 feriedag.
Den optjente ferie afregnes som feriegodtgørelse, beregnet som 12,5% af den ferieberettigede løn i optjeningsperioden. Hvis en del af den optjente ferie er afholdt, reduceres feriegodtgørelsen forholdsmæssigt. Har medarbejderne fx på fratrædelsesdagen optjent 10,4 feriedage i det pågældende ferieår og afholdt 5 dages ferie, afregnes der således 5,4/10,4 af 12,5 % af den ferieberettigede løn i perioden.
Den ferieberettigede løn udgør værdien af løn inkl. medarbejderens eget pensionsbidrag og eventuelle skattepligtige personalegoder. Den løn der er udbetalt under ferieafholdelse, indgår ikke i den ferieberettigede løn, ligesom ferietillæg ikke indgår.
Har din medarbejder været fritstillet i opsigelsesperioden og fået andet arbejde, skal der som udgangspunkt ikke betales feriegodtgørelse fra den dato, hvor medarbejderen tiltrådte den nye stilling. Du skal dog betale feriegodtgørelse, hvis værdien af den ferie medarbejderen optjener hos den nye arbejdsgiver i fritstillingsperioden er lavere end den feriegodtgørelse, som du skulle have betalt i fritstillingsperioden. I så fald skal du betale differencen. Kontakt PLA for nærmere rådgivning, hvis du er i tvivl. Læs mere om fritstilling.
”Håndtering af forskudsferie”
Har medarbejderen holdt forskudsferien og på fratrædelsestidspunktet endnu ikke optjent ferien, modregnes værdien af forskudsferien i den sidste lønudbetaling eller tilgodehavende ferietillæg.
Afregning af 6. feriefridagsuge
En medarbejder optjener feriefridage helt frem til sin fratrædelsesdag. Det betyder, at du skal afregne alle de feriefridage, der er optjent - men endnu ikke afviklet - i ansættelsesperioden. Værdien af feriefridagene skal afregnes direkte til medarbejderen med sidste lønudbetaling. Timerne afregnes med den aktuelle timeløn (bruttoløn inkl. eventuelle tillæg).Der beregnes ikke pensionsbidrag af feriefridagene. Udbetalingen indgår i den ferieberettigede løn.
Hvis medarbejderen har ændret arbejdstid i løbet af optjeningsperioden, skal udbetaling ske på baggrund af beskæftigelsesgraden på optjeningstidspunktet. Det gælder uanset om medarbejderen har gået op eller ned i tid.
Afregning af ferietillæg?
Ferietillæg udbetales som udgangspunkt to gang om året med lønnen i maj og august. Se mere om ferietillæg her.
Ferietillægget er på 1,95%, hvis medarbejderen er omfattet af PLA's overenskomster med DSR/dbio og HK.
En medarbejder der fratræder, er imidlertid ikke berettiget til at få afregnet ferietillæg for optjent, men ikke afholdt ferie. Det skyldes, at ferietillægget er indregnet i de 12,5%, der skal afregnes til Feriekonto, når optjent ferie skal udbetales. Se ovenfor.
Hvis du allerede har afregnet ferietillægget, og din medarbejder fratræder kort tid efter - fx hvis hun fratræder med udgangen af juni og fik ferietillægget udbetalt i slutningen af maj - vil du i visse tilfælde kunne modregne ferietillægget helt eller delvist. Dette gælder alene for medarbejdere omfattet af PLA's overenskomst med DSR/dbio. For medarbejdere omfattet af PLA's overenskomst med HK er der IKKE den modregningsadgang.
Afregning af godtgørelse
Medarbejderen er berettiget til en fratrædelsesgodtgørelse efter funktionærlovens § 2a, hvis hun er blevet opsagt og på fratrædelsestidspunktet har været ansat i 12 år eller mere. Godtgørelsen er på enten 1 måneds løn (ved 12 års ansættelse) eller 3 måneders løn (ved 17 års ansættelse). Godtgørelsen skal afregnes med sidste løn og skal indberettes som en fratrædelsesgodtgørelse, da medarbejderen får de først 8.000 kr. skattefrit. Du skal være opmærksom på, at en fratrædelsesgodtgørelse beregnes på grundlag af både løn og pensionsbidrag. Læs mere om fratrædelsesgodtgørelse.
Afregning af seniorbonus
Er medarbejderen fyldt 60 år på fratrædelsestidspunktet, skal du afregne den seniorbonus, hun har nået at optjene i ansættelsesperioden, med sidste løn.
Udbetalt seniorbonus (også hvis du har udbetalt forud for fratrædelsessituationen) er ikke pensionsberettiget og indgår ikke i den ferieberettigede løn.
Eksempel:
En medarbejder, som blev 60 år i februar 2018, fratræder i juli 2019. Hun ville have være berettiget til at få udbetalt seniorbonus for første gang i december 2019 med 0,8 % af bruttoårslønnen i 2018. Ved sin fratræden skal hun have afregnet den seniorbonus, hun optjente i 2018 – det vil sige 0,8 % af bruttoårslønnen i 2018 + den seniorbonus, hun når at optjene i 2019 – det vil sige 1,2 % af bruttolønnen i perioden januar til og med juli 2019.
Læs mere om seniorbonus.
Afregning af G-dage
Hvis du har opsagt en medarbejder eller en tidsbegrænset ansættelse er ophørt og medarbejderen er ledig efter fratrædelsen kan det være, at der skal afregnes G-dage. Læse mere om G-dage.
Sidst opdateret: 27. juni 2024