Tidsregistrering
Hvorfor en lov om tidsregistrering?
Hvordan skal medarbejdernes arbejdstid registreres?
Er der formkrav til tidsregistreringssystemet?
Kan medarbejderens arbejdstid være forhåndsudfyldt i arbejdstidsregistreringssystemet?
Er der krav til, hvor ofte, medarbejdernes arbejdstid skal registreres?
Skal tidsregistreringen være tilgængelig?
Hvor længe skal du opbevare tidsregistreringsoplysningerne?
Gælder loven for alle medarbejdere?
Hvad kan der ske, hvis du undlader at registrere medarbejdernes arbejdstid?
Skal der udarbejdes en politik om arbejdstidsregistrering?
Hvorfor en lov om tidsregistrering?
Svar:
Registreringen skal ske med henblik på at sikre, at dine medarbejdere ikke arbejder mere end 48 timer i gennemsnit over en periode på fire måneder, at der ikke arbejdes over 11 timer i en streg, og at der som minimum er ét ugentligt fridøgn. Der er tale om arbejdstids-/arbejdsmiljøregler der allerede eksisterer, men en EU-dom har pålagt samtlige medlemsstater at indføre lovgivning om pligt til for alle arbejdsgivere, at registrere medarbejdernes daglige arbejdstid, sådan at det sikres at disse regler overholdes.
Hvordan skal medarbejdernes arbejdstid registreres?
Svar:
Loven bestemmer, at du som arbejdsgiver skal indføre ”objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem, der gør det muligt at måle den daglige arbejdstid for hver enkelt medarbejder”.
Den enkelte medarbejder, skal kunne registrere sin arbejdstid, og medarbejderen skal have mulighed for at tilgå egne oplysninger om arbejdstid i systemet.
Ifølge bemærkningerne til loven, er der metodefrihed for arbejdsgiveren med henblik på hvordan registrering af den daglige arbejdstid skal foregå.
Du kan således vælge et system, hvor den daglige arbejdstid kun behøver at blive registreret af medarbejderen på dage, hvor den faktiske arbejdstid afviger fra den aftalte arbejdstid i op eller nedadgående retning.
Er der formkrav til tidsregistreringssystemet?
Svar:
Der er metodefrihed i forhold til, hvordan den enkelte arbejdsplads vil indrette sit arbejdstidsregistreringssystem. Tidsregistreringen kan derfor både foregå via elektroniske systemer eller manuelt på papir, excel-ark mv.
Kan medarbejderens arbejdstid være forhåndsudfyldt i arbejdstidsregistreringssystemet?
Svar:
Det er alene antal timer der er pligt til at registrere, ikke tidspunkter. Medarbejdernes daglige arbejdstid kan godt være forhåndsudfyldt i arbejdstidsregistreringssystemet.
Kravet om tidsregistrering angår således alene den samlede daglige arbejdstid. Det er ikke et krav, at der sker registrering af, hvornår på dagen arbejdstiden ligger. Det er altså alene summen af den daglige arbejdstid, fx 6,5 time om dagen, der kan angives i tidsregistreringssystemet, og der derfor alene skal registreres, hvis der er afvigelse.
Er der krav til, hvor ofte, medarbejdernes arbejdstid skal registreres?
Svar:
Nej. Men registreringen af medarbejdernes arbejdstid skal være pålidelig, og derfor må der ikke gå for lang tid mellem registreringerne.
Skal tidsregistreringen være tilgængelig?
Svar:
Registreringen skal være tilgængelig for den enkelte medarbejder under ansættelsen.
Hvor længe skal du opbevare tidsregistreringsoplysningerne?
Svar:
Du skal opbevare oplysningerne i fem år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen af medarbejderens gennemsnitlige ugentlig arbejdstid.
Gælder loven for alle medarbejdere?
Svar:
Tidsregistreringskravet gælder som udgangspunkt for alle medarbejdere.
Loven giver dog mulighed for at undtage såkaldte ”selvtilrettelæggere”. ”Selvtilrettelæggere” er medarbejdere der kan tilrettelægge (hele) arbejdstiden eller medarbejdere, hvis arbejdstid på grund af særlige forhold i deres job ikke kan måles eller forudbestemmelse og som har en ledelsesfunktion eller kan træffe selvstændige beslutninger.
Hvis en medarbejder er undtaget som beskrevet ovenfor, skal det fremgå af medarbejderens ansættelseskontrakt, at medarbejderen ikke er omfattet af 48-timers reglen og reglerne om daglig og ugentlig hviletid. Er medarbejderen ”selvtilrettelægger”, skal vedkommende have en ny ansættelseskontrakt eller et tillæg til sin eksisterende ansættelseskontrakt, der beskriver at dette betyder, at medarbejderen er undtaget fra tidsregistreringsreglerne samt reglerne i arbejdstidsloven. Fremgår det ikke af ansættelseskontrakten (eller et tillæg til denne), er medarbejderen omfattet af reglerne ligesom alle andre.
Det er PLA’s vurdering at de fleste medarbejdere ansat i lægepraksis ikke vil kunne udtages fra reglerne om tidsregistrering.
Hvad kan der ske, hvis du undlader at registrere medarbejdernes arbejdstid?
Svar:
Manglende opfyldelse af registreringskravet, kan ikke i sig selv udløse krav om erstatning eller godtgørelse.
Men hvis du undlader at sørge for, at medarbejdernes arbejdstid bliver registreret, kan det få den konsekvens, at domstolene vil lægge medarbejderens opgørelse af arbejdstiden til grund. Konsekvensen heraf kan blive, at man som arbejdsgiver kan blive mødt med et krav om godtgørelse for manglende overholdelse af arbejdstidsreglerne. Retspraksis har indtil nu udmålt sådanne godtgørelser til mellem 25 – 50.000 kr.
Svar:
En medarbejder må ikke arbejde mere end 48 timer (inkl. overarbejde) i gennemsnit om ugen over en periode på 4 måneder. Gør medarbejderen det, kan arbejdsgiveren blive dømt til at betale en godtgørelse.
Skal der udarbejdes en politik om arbejdstidsregistrering?
Svar:
Du skal informere medarbejderne om, hvad der er arbejdstid, og hvad der ikke er arbejdstid. Du skal også informere om, hvad der skal registreres, hvornår og hvordan. Endvidere skal du orientere om, at du som arbejdsgiver foretager overvågning og kontrol af de registrerede data for at sikre dokumentation af overholdelse af arbejdstidsreglerne og arbejdsmiljøreglerne.
Du kan fx give informationen i en personalehåndbog/politik.. På www.pla.dk kan du finde et forslag til en tekst i en personalehåndbog, se her
Svar:
Dine medarbejdere skal informeres om arbejdsgiverens registrering af arbejdstiden, herunder formålet med registreringen. Hvis I har en privatlivspolitik vedrørende behandling af data om medarbejdere, så skal I sikre, at privatlivspolitikken indeholder oplysninger om, hvordan I behandler tidsregistreringsdata om medarbejderen.
Artikel 30 fortegnelsen skal ligeledes opdateres, så der redegøres for, hvilke tidsregistreringsdata der behandles om medarbejderen, hvordan disse data anvendes, hvem det deles med og på hvilket retlig grundlag det sker.
Som dataansvarlig har du ansvaret for de informationer, som du har på dine medarbejdere. Lader du andre behandle tidsregistreringsoplysningerne på vegne af dig, skal du huske at opdatere din databehandleraftale, hvis det ikke allerede fremgår af databehandleraftalen. En databehandleraftale er påkrævet, hvis fx du har et eksternt lønbureau til at behandle oplysninger på vegne af dig.
Hvis I har et tidsregistreringssystem, som direkte eller indirekte kan indeholde personfølsomme data som fx sygefraværsårsag, så kan det være nødvendigt at dataminimere eller fx begrænse personalets tilgang til kollegaernes data/tidsoplysninger.