PLA mails - spørgsmål/svar

Spørgsmål: Må jeg ligge portrætbilleder af mine ansatte på klinikkens hjemmeside?

Svar: Ja, det må du gerne, hvis du har et samtykke fra dine ansatte.

Oplysninger af mere privat karakter er fx et billede af den ansatte, en privat adresse, e-postadresse eller et privat telefonnummer kræver et samtykke.

Spørgsmål: Må jeg lægge oplysninger om mine ansatte på klinikkens hjemmeside?

Svar: Arbejdsrelaterede oplysninger fx den ansattes navn, arbejdsområder, ansættelsesår, direkte arbejdstelefonnummer eller e-postadresse på arbejdet må du gerne lægge på klinikkens hjemmeside uden den ansattes samtykke.

Spørgsmål: Jeg har en lønadministrator til at lave løn for mine medarbejdere. Er jeg ansvarlig for behandling af mine ansattes oplysninger hos lønadministrator?

Svar: Ja, det er du. Du er dataansvarlig og din lønadministrator må kun handle på vegne af den aftale, som I har indgået. De samme krav til it-sikkerhed, der kan stilles til dig som dataansvarlig, kan man stille til din lønadministrator.

Spørgsmål: Hvilke oplysninger om mine medarbejdere må jeg opbevare under ansættelsesforholdet?

Svar: Du må opbevare oplysninger om den ansattes navn, adresse, telefonnummer og fødselsdato, uddannelse, eksamensresultater og tidligere beskæftigelse, ansættelsesdato, stillingsbetegnelse og arbejdsopgaver, antal sygedage, ferieregnskab, lønoplysninger og skatteforhold, familieforhold og anbefalinger.

Ovenstående oplysninger er ikke personfølsomme oplysninger.

Spørgsmål: Hvor lang tid må jeg opbevare oplysninger om mine fratrådte medarbejder?

Svar: Datatilsynet accepterer en grænse på op til 5 år.

Men du bør overveje, om det er nødvendigt, og hvorfor du ønsker at opbevare oplysninger. Der skal være en saglig grund til, at du opbevarer oplysningerne.

Spørgsmål: Min sygeplejerske har igennem en længere periode, ofte meldt sig syg - kan jeg opsige hende af denne grund?

Svar: Sygdom kan godt være en saglig opsigelsesgrund. Om opsigelsen er saglig eller ej, vil dog altid bero på en konkret vurdering. Kontakt derfor altid PLA, hvis du vil opsige en sygemeldt medarbejder.

Spørgsmål: I vores praksis har vi en overflødig sekretær ansat som vi overvejer at opsige, kan vi opsige medarbejderen uden begrundelse?

Svar: Nej, efter PLA’s overenskomster, skal en opsigelse altid indeholde en begrundelse. Det gælder også selv om opsigelsen sker i prøvetiden.

Spørgsmål: Det er ikke ret længe siden, at jeg har opsagt min sekretær, må jeg godt ansætte en anden i hendes sted?

Svar: Du må altid genbesætte stillingen. Men hvis du fx har opsagt en medarbejder med begrundelsen, at du nedlægger hendes stilling, for derefter at genbesætte den, så kan det få betydning i forhold til om opsigelsen er usaglig. Er opsigelsen usaglig, kan du blive dømt til at betale en godtgørelse.

Spørgsmål: Jeg har ansat en ny sygplejerske, men jeg synes ikke, at hun passer ind eller gør sit arbejde ordentligt - hvornår kan jeg opsige hende?

Svar: Der kan aftales 3 måneders prøvetid, hvor der gælder et forkortet opsigelsesvarsel. Opsigelse kan ske på et hvilket som helst tidspunkt af måneden til ophør 14 dage efter. Fratræden med prøvetidsvarsel skal dog ske inden udløbet af de 3 måneders prøvetid.

Spørgsmål: Én af mine tre sekretærer, opleves af hendes kollegaer som konfliktoptrappende, hvorfor vi gerne ser hende forlade klinikken. Kan hun opsiges uden varsel?  

Svar: Der stilles hverken lovgivningsmæssigt eller overenskomstmæssigt, krav om en advarsel. Men dels er en advarsel et godt ledelsesværktøj, hvor du fortæller din medarbejder, hvilke forhold der skal ændres, dels tillægger domstolene advarsler stor betydning, hvis din sag ender i en tvist.

Spørgsmål: Min sekretærs mindreårige søn lider af en sygdom, der nødvendiggør, at han hyppigt skal til kontroller på sygehuset. Kontrollerne ligger tit i arbejdstiden, og min sekretær bliver nødt til at gå med ham. Har hun ret til betalt fravær?

Svar: Nej, det har hun ikke. I må lave en aftale, så hun enten bliver trukket i løn eller arbejder længere på et andet tidspunkt.

Spørgsmål: Min sygeplejerske ringede i fredags og meddelte, at hun blev hjemme med sin syge datter, og at hun heller ikke forventede at komme mandag, da hun ikke regnede med, at datteren var rask. Har hun virkelig ret til det?

Svar: Nej. Konsultationsmedarbejderne har ret til betalt fravær på barns 1. og 2. sygedag. Første sygedag var her fredag, og anden sygedag er så lørdag. 

Ja, mindre arbejdsgivere kan tegne en forsikring, der giver refusion ved 2. fraværsdag. Forsikringen dækker alle medarbejdere. Forsikringsordningen kan tegnes, når de samlede lønudgifter ikke overstiger 7.813.750 kr. (2022) og du har et aktivt SE/CVR-nummer. Forsikringspræmien vil i 2022 udgør 1,02% af den samlede lønsum.

Hvis din praksis drives som Aps eller A/S, vil forsikringen også dække ved din sygdom, fordi du i denne sammenhæng vil blive betragte som lønmodtager ansat i virksomheden. Dette betyder dog også, at din løn vil indgå i beregningen af præmie og får dermed indflydelse på, hvad den kommer til at koste. 

Spørgsmål: Min sekretær har mange skavanker, og går tit til lægen. Har hun ret til at gøre det i arbejdstiden, og hvem betaler?

Svar: Nødvendigt lægebesøg sidestilles med sygdom og giver ret til betalt fravær. Men hvis det er muligt at placere lægebesøget uden for normal arbejdstid, har hun pligt til det. Og så skal der ikke betales.

Spørgsmål: Vores medarbejdere er alle ansat med under 37 timer pr. uge. Indimellem har de noget merarbejde. Hvordan er det med afspadsering, kan de afspadsere det time for time?

Svar: Der er forskel på, om medarbejderne er omfattet af lægesekretæroverenskomsten eller af DSR/dbio overenskomsten.

For lægesekretærerne gælder, at de afspadserer merarbejde med 1:1,25. Merarbejdet skal være afviklet senest med udgangen af den 3. måned efter, at merarbejdet er udført. I modsat fald skal det udbetales.

For sygeplejerskerne og bioanalytikerne gælder, at de kan afspadsere med 1:1 i de 3 måneder, der følger efter den måned, hvor merarbejdet et udført. Sker der ikke afspadsering, skal merarbejdet udbetales med 1:1,25.

Spørgsmål: Hvornår skal der betales merarbejdsbetaling, og hvornår hedder det overarbejdsbetaling?

Svar: For deltidsansatte medarbejdere er der tale om merarbejde, når de arbejder ud over det i ansættelseskontrakten fastsatte timeantal, men under 37 timer pr. uge. Timer ud over 37 timer pr. uge er overarbejde. Der gælder lidt andre regler med medarbejdere med varierende ugentlige arbejdstid. Medarbejdere omfattet af lægesekretæroverenskomsten kan have varierende arbejdstid over en 2 ugers periode. De vil først være berettiget til overarbejdsbetaling ved beskæftigelse udover 37 timer i gennemsnit over 2-ugers perioden. Medarbejdere omfattet af DSR/dbio overenskomsten kan have varierende arbejdstid for en periode på højst 4 uger. De vil således først være berettiget til overarbejdsbetaling ved beskæftigelse ud over 37 timer i gennemsnit over (højst) 4 ugers perioden.

Spørgsmål: Vi har ansat en ung og dygtig lægesekretær. Men hun bruger overordentlig meget tid på at snakke med, og sende sms til, sine venner. Selvfølgelig ikke når vi har patienter, men der er jo også andre ting, hun kunne lave. Har jeg ret til at sige, at hun ikke må tale privat i arbejdstiden?

Svar: Ja, du har ret til at forlange, at sekretæren udfører arbejde for dig, når hun er på arbejde. Det bør du meddele hende, og eventuelt udarbejde nogle generelle personalereglementer herom. 

Spørgsmål: Vi er et større lægehus med en del personale. Der har efterhånden udviklet sig en praksis, hvor medarbejderne lidt på skift får handlet privat ind i frokostpausen. De sikrer sig, at der altid er personale, hvis der opstår en situation, hvor der kræves deres bistand. Men vi vil egentlig gerne have, at de bliver på arbejdspladsen, så vi som udgangspunkt kan spise frokost sammen. Dels på grund af det sociale, men også fordi vi der kan informere hinanden om de faglige ting, der opstår i løbet af en arbejdsdag. Kan vi forbyde, at de går ud og handler i deres frokostpause?

Svar: Konsultationspersonalet har en halv times betalt spisepause, hvis medarbejderen arbejder ud over 4 timer dagligt. I pausen skal medarbejderen stå til rådighed, hvis der opstår en situation, der kræver deres tilstedeværelse/bistand. Det er op til arbejdsgiver at vurdere, om medarbejdernes tilstedeværelse er nødvendig, og det er jer der bestemmer, om I skal spise frokost sammen.

Spørgsmål: Min sygeplejerske kommer altid i sidste øjeblik om morgenen, og starter altid dagen med at ordne hår og lægge make-up. Hun er sjældent klar før et kvarter efter arbejdstids begyndelse. Det er efterhånden noget, der irriterer mig rigtig meget. Kan jeg gøre noget?

Svar: Arbejdstiden skal være effektiv. Så du kan forlange, at hun er klar til at starte sit arbejde, når hun møder om morgenen. Det skal du meddele hende. Fortsætter det må du give hende en skriftlig advarsel. I sidste ende kan det betyde, at du må opsige hende.

Spørgsmål: Kan jeg kræve, at min sekretær møder ind 10 min før arbejdstids begyndelse, så hun er klar ved telefon og har tændt sin computer præcis kl. 8?

Svar: Opstart af computer og lignende betragtes som arbejde. Du kan godt bestemme, at arbejdstiden starter kl. 07.50. Men så skal det aftales i ansættelseskontrakten, og der skal betales løn fra kl. 07.50.

Spørgsmål: Vi er blevet enige med vores lægesekretær om, at hun fremover skal arbejde 35 timer om ugen i stedet for de 33 timer, hun oprindelig blev ansat til. Skal hun have en ny ansættelseskontrakt?

Svar: Ja, det skal hun. Enten skal I udarbejde en ny ansættelsesaftale, eller også kan I lave et tillæg til den eksisterende aftale.

Spørgsmål: Min sekretær kan godt lide, at skrivebordet er ”ryddet”, når hun går hjem. Det er fint for mig, men i bund og grund ikke nødvendigt. Hun mener nu, at hun egentlig skal have overarbejdsbetaling, når hun bliver efter normal arbejdstid. Det synes jeg jo lyder lidt dyrt. Kan det være rigtigt? 

Svar: Nej. Overarbejde er, når du som arbejdsgiver pålægger en medarbejder at arbejde uden for aftalt arbejdstid, eller hvis arbejdet har nødvendiggjort det. Arbejde som fint kan vente til næste dag, giver ikke overarbejdsbetaling.

Ferieloven giver ret til 5 ugers ferie, hvor ferieugen afspejler arbejdsugen, således at der bruges 5 feriedage på en uges ferie, uanset at medarbejderne er ansat på deltid.

Eksempel: 

En deltidsansat sygeplejerske med en 4-dages arbejdsuge, skal bruge 5 dages ferie på at holde en uges ferie. Efter ferieloven, vil medarbejderen skulle lægge hver 5. feriedag på en arbejdsfri dag, hvorfor en enkeltstående dag reelt set kommer til at "koste" sygeplejersken 1,25 feriedag (omregningsfaktor 5:4 =1,25), hvis den holdes i en sædvanlig 5-dages arbejdsuge uden helligdage eller lignende. 

Spørgsmål: Vores konsultationssygeplejerske har fast fridag om torsdagen. Hvad gælder, når en søgnehelligdag falder på en torsdag - har hun så ret til en erstatningsfridag på et andet tidspunkt?

Svar: Nej, det har hun ikke. Og det ville en sekretær heller ikke have ret til.

Spørgsmål: Min sygeplejerske er deltidssygemeldt og forventer først at kunne genoptage sit arbejde fuldt ud om to måneder. Hvordan gør vi med hendes ferie?

Svar: Sygdom, herunder deltidssygdom, er en feriehindring, og derfor kan hun ikke holde ferie, så længe hun er sygemeldt. Men hvis sygeplejersken gerne vil afholde noget ferie, kan I aftale, at hun raskmelder sig under ferie. I forhold til sygedagpengerefusion er det vigtigt, at enten du eller medarbejderen kontakter kommunen og får givet besked om, at der alene er tale om en ”teknisk” raskmelding under ferie. Når sygeplejersken så efter ferien genoptager sin deltidssygemelding, starter der ikke en ny arbejdsgiverperiode. 

Spørgsmål: Klinikken holder ferielukket, hvad gælder for min langtidssygemeldte lægesekretær?

Svar: Sygdom er en feriehindring, og sekretæren kan således ikke afholde ferie.

Spørgsmål: Klinikken holder ferielukket i en uge, hvor det ikke passer min medarbejder. Kan jeg forlange, at hun skal holde ferie i samme periode?

Svar: Ja din medarbejder skal holde ferie, hvis du holder ferielukket. Du skal varsle ferielukningen 1 måned forinden og sikre dig, at din medarbejder så vidt muligt har tilstrækkeligt med opsparet ferie til gode. Læs om ferielukket 

Spørgsmål: Min sygeplejerske er ansat på 30 timer pr. uge, med én fast ugentlig fridag. Hvor mange ugers ferie har hun ret til?

Svar: Din sygeplejerske har ret til 5 ugers ferie + 5 feriefridage (den 6. ferieuge). Men en ferieuge skal afspejle en normal arbejdsuge, hvilket betyder, at der i en ferieuge indgår 4 arbejdsdage og hendes ugentlige fridag. Hun bruger altså 5 dages ferie på at holde fri en uge – uanset at hun kun har en 4 dages arbejdsuge.

Spørgsmål: Jeg har netop opsagt min sygeplejerske. Kan jeg kræve, at hun holder ferie i sin opsigelsesperiode?

Svar: Når du har opsagt en medarbejder, kan du kræve, at hovedferien (dvs. de 3 ugers sommerferie) afholdes i opsigelsesperioden, hvis opsigelsesvarslet er længere end 3 måneder og hvis medarbejderne har 15 feriedage opsparet på tidspunktet for feriens begyndelse. Den øvrige optjente ferie (2 uger) kan altid kræves afholdt i en opsigelsesperiode, hvis du kan nå at varsle ferien med 1 måneds varsel. Det er en god idé altid at tage stilling til tilgodehavende ferie og feriefridage samt afholdelse heraf ved udarbejdelse af en opsigelsesskrivelse.

Spørgsmål: Vi læger i vores kompagniskabspraksis skal på et fælles kursus og lukker klinikken i to dage. Vi vil gerne have, at vores medarbejdere afvikler noget ferie disse dage. Har vi ret til det?

Svar: Hvis medarbejderne har ferie til gode, kan I med et varsel på én måned ”pålægge” medarbejderne at afholde ferie de to dage.

Spørgsmål: Min lægesekretær kræver en lønforhandling med mig. Jeg ønsker ikke at betale mere end det, hun har krav på efter overenskomsten. Skal jeg alligevel holde en lønsamtale med hende?

Svar: Efter overenskomsten skal der én gang om året afholdes en lønforhandling. Medarbejderen skal have mulighed for at fremlægge sin(e) begrundelse(r) for, hvorfor hun ønsker mere i løn. Hvis du ikke ønsker at give hende et løntillæg, kan du meddele hende dette. Det er en god ide at have forberedt sig på, hvilken begrundelse du vil give hende. Det kan være din økonomi ikke er til lønstigninger. Eller det kan være, at du mener, at den overenskomstmæssige løn, du betaler, er fair i forhold til den arbejdsindsats, der leveres, og at tillæg alene gives til ekstraordinært gode indsatser. 

Spørgsmål: Min sygeplejerske er lidt økonomisk presset i øjeblikket. Hun spørger mig, om hun i en kortere periode kan få sin pension udbetalt i stedet for, at den indbetales til hendes pensionskasse. Det vil jeg gerne være behjælpelig med. Er der nogen problemer med det?

Svar: Det må du ikke! Efter overenskomsten skal der indbetales pension til pensionskassen for Sygeplejersker i PKA. Gør du ikke det, er det overenskomstbrud, og du kan risikere at skulle betale pensionen en gang til, selvom du allerede har udbetalt pengene til sygeplejersken.

Spørgsmål: Min sekretær kræver mere i løn. Hun siger, hun ligger lavt i forhold til andre lægesekretærer, hun kender. Jeg giver hende overenskomstens løn. Har hun krav på mere?

Svar: Du har pligt til at betale den overenskomstfastsatte løn. Herudover kan der aftales et personligt tillæg, men sekretæren har ikke krav på at få et tillæg til sin løn.

Spørgsmål: Jeg er ved at ansætte en lægesekretær. Hun er gået på folkepension, men vil gerne have et deltidsjob hos mig. Skal jeg betale pension til hende?

Svar: Efter lægesekretæroverenskomsten har du ikke pligt til at indbetale pension til medarbejdere, der er berettiget til folkepension. Så du kan godt aftale med sekretæren, at du udbetaler pensionen til hende sammen med lønnen.